Artikelen

ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE BIJVOET & BYVOET STICHTING

datum: 5-9-2004

locatie: buiten in de tuin bij het bedrijf van Michel Bijvoet, Wetenschapspark 1-9 te Diepenbeek bij Hasselt.

aanwezigen:

• Andre Byvoet

• Francois Byvoet

• Jan Buijvoets (Heemstede)

• Leo Bijvoet (Bergschenhoek)

• Louis Bijvoet (erelid)

• Michel Bijvoet (Zolder)

• Michel Buyvoets (Doetinchem)

• Philippe Bijvoet met partner

1. Opening

• Welkom aanwezige leden.

• Nieuwe leden als vermeld op de ledenlijst zijn allen formeel lid volgens artikel 6 van de statuten.
   

2. Mededelingen

Bericht ontvangen van het overlijden van ons lid Johannes Gerardus (Hans) Buijvoets.

De familie van Hans wordt gecondoleerd met dit verlies.

3. Goedkeuring notulen vorige vergadering

Notulen vorige vergadering waren al goedgekeurd en gearchiveerd.

4. Ingekomen stukken

Besproken werd de brief van Tom Bijvoet (Canada) als ontvangen per e-mail d.d. 12-8-2004.
Een aantal punten uit de brief zijn niet afgehandeld. De brief blijft daarom ter inzage opgenomen in het archief van de Stichting op onze website.

• ad 1 - Mailing - Wordt gerealiseerd, zie Nieuwskrant hierna

• ad 2 - Familieberichten - Niet besproken.

• ad 3 - Substructurering website - Niet besproken

• ad 4 - Jaarboek - Komend jaar alleen aandacht voor de mailing als onder 1 genoemd.

5. Nieuwskrant

Om meer bekendheid te geven aan ons werk en zieltjes te winnen voor de Stichting zal over een paar maanden een mailing worden gezonden aan alle familieleden die we kunnen vinden in de telefoonboeken. De mailing wordt verzonden als een Nieuwskrant.

De kopij voor de Nieuwskrant zal bestaan uit:

• Inleiding door Leo

• Artikel van Andre

• FAQ (voor de Engels- en Franstaligen)

• Selectie uit "Het Laatste Nieuws" door Michel (Doetinchem)

• Plus wat verder nog verzonnen kan worden.

Michel (Doetinchem) is bereid op te treden als redacteur en zetter (pdf-file) van de eerste Nieuwskrant. Kopij kan naar hem gezonden worden.

De Nieuwskrant wordt ook gezonden aan alle leden.

Bij de uitgave van de Nieuwskrant zal rekening worden gehouden met de tips van Tom (Canada).

Wie de Nieuwskrant uitprint en verzendt zal nog worden besproken.

6. Frequently Asked Questions (FAQ)

Tom heeft een FAQ op de website gezet voor de Engelstaligen onder ons.

Francois zal eenzelfde FAQ opstellen voor de Franstaligen onder ons.

7. Financiën.

Andre doet verslag over de financiën van de Stichting en toont de bescheiden van onze rekening.

Een recent betalingsoverzicht is door Andre op de website gepubliceerd.

8. Stichtingszaken

Andre zal de Stichting formaliseren en hiervoor een nieuwe versie van de statuten opstellen.

Dan ook komt aan de orde dat we volgens de huidige statuten een vereniging zijn met leden. Mogen we dan wel Stichting heten? We kunnen ook helaas geen betere naam bedenken dan de huidige: Bijvoet & Byvoet Stichting.

Andre zal alleen het wettelijk minimum opnemen in de statuten. Verdere procedures en regels kunnen dan zo nodig in een reglement worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld de procedure voor de bestuursverkiezing in 2005.

9. Bestuursverkiezing 2005

Andre zal tegen het eind van het jaar de procedure voor de bestuursverkiezing van 2005 gereed hebben, mede gelet op de datum van de eerstvolgende ledenvergadering.

Uitgangspunt voor de verkiezing is dat het gehele bestuur aftreedt, waarbij elk bestuurslid kan aangeven zich al dan niet herkiesbaar te stellen.

De functie van secretaris van het bestuur komt vrij, omdat Paul (Leiden) te kennen heeft gegeven zich niet herkiesbaar te stellen.

10. G enealogisch onderzoek

Een stamboom heeft wortels en een kruin.

• Onderzoek stamboom aan de wortel:
  Philippe zal trachten een genealoog te vinden in de omgeving van Hasselt voor professioneel onderzoek naar onze familieverbanden in Neerpelt in de 16e en 17e eeuw.
  Leo zal daarna met deze genealoog afspraken maken over de omvang en kosten van een eerste onderzoek. Het eerste onderzoek heeft voornamelijk als doel de omvang te bepalen van verder onderzoek met een prognose van het te verwachten resultaat (kosten / baten).

• Onderzoek stamboom aan de kruin:
  Het genealogisch onderzoek na de 17e eeuw wordt ondermeer bedreven via de website-onderdelen:
  - Het zoeken van familieleden via Het Laatste Nieuws
  - De werkgroepen (commissies)
  - Het recent ingevoerde on-line invulformulier voor genealogische gegevens.

11. Structuur bijeenkomsten van de Stichting

Afgesproken wordt om in het vervolg uit te gaan van één ledenvergadering per jaar, in principe op de eerste zondag in oktober. Familiebijeenkomsten worden zonder bepaalde frequentie gehouden.

Voor 2005 wordt vastgesteld:

• Algemene ledenvergadering op zondag 15 mei 2005
  Michel (Zolder) biedt weer gastvrijheid aan om de ledenvergadering te houden op zijn bedrijf te Hasselt.

• Familiebijeenkomst op zondag 28 augustus 2005
  Michel (Zolder) stelt voor om de volgende familiebijeenkomst op de bloeiende heide nabij Neerpelt te houden. Details werden besproken, maar worden vanwege het verrassingselement niet genotuleerd. Philippe is bereid Michel met de organisatie te helpen.
  De familiebijeenkomst in 2006 wordt op verzoek van Jan (Heemstede) in Twente gehouden.

12. Website

• a - Het probleem wordt nijpend om foto's van de leden te archiveren en te laten zien in ondermeer de Genealogische Rapporten. De webmasters zullen proberen op kort termijn een oplossing te realiseren.

• b - Francois realiseert zoekmogelijkheid binnen website met Google-technologie.

• c - Het gastenboek blijft voorlopig het enige en gratis communicatiemiddel op onze website. Met name na de vergadering is gediscussieerd over de wenselijkheid om aanvullend of vervangend een Bulletin Board te koppelen aan onze website. Voorlopig wordt hiervan afgezien.

• d - Philippe heeft nare ervaringen opgedaan met privacygevoeligheid van gegevens op een website. Na ampele discussie wordt besloten om het huidige regime te handhaven, namelijk: Er worden aparte stambomen gepubliceerd op de website voor leden en niet-leden. De publicatie voor leden kan alleen met gebruikersnaam en wachtwoord bekeken worden. De publicatie voor niet-leden zijn ontdaan van privacygevoelige informatie. De gebruikte programmatuur genereert automatisch deze beperkte presentaties.

• e - Michel zal eens nadenken over het ontwerp van een Bijvoet-overhemd voor de webshop.

• f - Leo zal leden op persoonlijk e-mail adres benaderen als foto op de ledenlijst ontbreekt.

13. Familie-uitwisselingsprogramma

Michel oppert de mogelijkheid een uitwisselingsprogramma op te zetten, zoals bekend bij Rotary en Lions clubs. Kinderen van de leden kunnen dan als onderdeel van hun opvoeding in familieverband kennismaken met een geheel andere leefomgeving dan thuis. Leden die hierin geïnteresseerd zijn (voor opzet van het programma of deelname eraan) worden verzocht dit te melden aan het bestuur (bestuur@bijvoet.org).