|
Verslag van de bijeenkomst op 2 maart 2003 van de Bijvoet & Byvoet Stichting.
Door Michel Bijvoet werd op zijn bedrijf te Hasselt weer gastvrijheid verleend aan de leden van de Bijvoet & Byvoet Stichting voor hun halfjaarlijkse bijeenkomst. Aanwezig waren:
Afwezig met kennisgeving:
Kopie van dit verslag zal gezonden worden aan alle aan- en afwezigen per e-mail. Michel verstrekt kopie aan erelid Louis Bijvoet. Leo verstrekt kopie aan erelid Leo Bijvoet te Lincé.
Opening Met het gebruikelijke (maar welgemeende) dankwoord aan het adres van de gastheer werd de vergadering geopend.
Vaststelling agenda Besproken werd de agenda voor deze vergadering. Deze werd ongewijzigd min of meer gevolgd. Als agendapunt werd toegevoegd een voorstel om de vergaderstructuur te wijzigen.
Notulen vorige vergadering Notulen vorige vergadering werden zonder opmerkingen goedgekeurd en ondertekend door de leden. Michel attendeert op het feit dat in Hasselt het Rijksarchief te vinden is; niet zozeer het stadsarchief. Daarom wordt een bezoek aan dit archief ten zeerste aan een ieder aanbevolen, omdat alle gegevens over de provincie Limburg (waaronder Neerpelt en Overpelt) hier te vinden zijn.
Financiën André legt verantwoording af over de financiën. Geconcludeerd wordt dat afgelopen half jaar de inkomsten (voornamelijk van de leden) de uitgaven (voornamelijk van de website) overtreffen. De Nederlandse leden hebben hun lidmaatschap nog niet betaald. André zal een overzicht sturen naar Leo, die dan als incassobureau zal fungeren.
Stand van zaken met betrekking tot het GENEALOGISCH ONDERZOEK
A. Stambomen Door Leo werd de huidige stand van zaken met betrekking tot het genealogisch onderzoek toegelicht aan de hand van een schema.
Belangrijkste wijziging van het schema ten opzichte van een half jaar geleden is, dat Luca Hofstee de oorspronkelijke stamboom van Willem Frederik Bijvoet heeft weten uit te breiden met een kleine 100 jaar. De nieuwe stamvader is thans Pieter Bijvoet uit Alkmaar (dus meer structuur in het totaal). Uit het schema kan worden geconcludeerd dat er zich voor de Stichting twee hoofdtaken aftekenen:
Daarnaast zijn er twee afgeleide taken:
B. Documentering Niet aan de orde geweest (wel bij de website hoe documentatie gestructureerd op de website op te nemen - zie hierna).
C. Archivering Niet aan de orde geweest. Leo werk momenteel aan een database (Ms Access) voor al het archiefmateriaal. Stand van zaken met betrekking tot de WEBSITE Een maand geleden zijn François en Leo bij elkaar geweest in Brussel (compleet met heerlijke mosselmaaltijd) om aan de website te werken. Belangrijkste doel van die bijeenkomst was een meer duidelijke structuur in het geheel te verkrijgen.
A. Gedcomfiles Met name voor wat betreft de Gedcomfiles kon in Brussel een en ander worden afgerond, en zijn in de nacht van 1 op 2 maart de meest recente Gedcomfiles ge-upload (overgeheveld) naar de website. Voor de komende tijd staat op het programma om updates van de Gedcomfiles (compleet met foto's en dergelijke) snel te kunnen realiseren. Om François als webmaster te ontlasten zal hij aan Leo toegang geven tot deze website, zodat hij routinematige handelingen zelf kan verrichten met een FTP-programma, zonder dat François hierin tijd hoeft te steken. Om alle Bijvoeten waarvan we gegevens hebben te kunnen vinden op de website zullen naast de zes stambomen ook de Gecomfiles geupload worden van de twee verzamelingen Bijvoeten (wel en niet woonachtig in Pelt). Leo zal hiervoor het hoofdschema aanvullen met de losse Bijvoeten, niet woonachtig in Pelt.
B. Documentering Tijdens de vergadering werd uitvoerig gesproken over de documentering van de Bijvoeten (Family History). De oorspronkelijke opzet van de documentering heeft teveel nadelen. Zo zijn er wel een groot aantal documenten en foto's gescand en op de website gezet, maar deze zijn moeilijk terug te vinden op de website en vaak niet gedocumenteerd. De nieuwe opzet van de documentering is meer artikelsgewijs, waarbij elk artikel een afgerond thematisch geheel vormt. De naam van het artikel moet de lading dekken (als een soort inhoudsopgave), en in het artikel worden bijbehorende foto's en gescande documenten opgenomen (eventueel via thumbnails). De documentatie zal nog wel uitgesplitst worden naar de huidige zes stambomen. Het voordeel hiervan is dat de huidige uitgebreide documentatie van de stamboom van Antonius Buijvoets voorlopig ongewijzigd gehandhaafd kan blijven. Het duurt immers jaren om de grote hoeveelheid reeds gescande foto's en documenten gestructureerd te documenteren. In de loop van de tijd kan de huidige documentatie dan naar wens worden "vertaald" naar artikelen volgens de nieuwe opzet. Als voorbeeld biedt André aan een artikel te schrijven over de vele generaties Byvoeten "aan de balie" in zijn directe familie. Het artikel zou dan bijvoorbeeld kunnen heten: "Zes generaties aan de balie". Dit artikel kan dan mede gedocumenteerd worden met foto's en gescande documenten uit de oude opzet. Leo heeft al een aantal artikelen aangeleverd bestemd voor de nieuwe opzet. Deze kunnen al ge-upload worden. Hij zal ook zorgen dat de door Michel destijds gescande documenten van de Blekers ook "vertaald" worden naar de nieuwe opzet. Francois zal een standaard HTML-page ontwerpen voor de artikelen.
C. Archivering Archivering is niet aan de orde geweest (Objectregistration). Wordt wel aan gewerkt door Leo via een Stichtings-bestand in Ms-Access.
D. Discussiekamer Niet aan de orde geweest. Ondermeer wordt gedacht aan mogelijkheden via de "work-shop" op de website.
Wijziging vergaderstructuur Voorgesteld wordt toekomstige vergaderingen te splitsen; · een aantal leden buigen zich over de structuur en het onderhoud van de website; · de overige leden houden zich bezig met alle genealogische aspecten. Een deel van de vergadering zal gemeenschappelijk zijn met alle leden. Ook is het mogelijk een maal per jaar een vergadering te houden over genealogische zaken. Alles rond de website kan dan in ad-hoc bijeenkomsten geregeld worden. Mocht er belangstelling voor bestaan, dan kan in dit verband de volgende keer een bezoek worden gebracht aan het Rijksarchief in Hasselt. Leo zal dit ook opnemen met Paul en Luca. Dan zal wel de vergadering op een zaterdag gehouden moeten worden.
Volgende vergadering De eerstvolgende vergadering van de Bijvoet & Byvoet Stichting zal worden gehouden op zondag 7 September 2003 om 11.00 uur op het bedrijf van Michel Bijvoet in Hasselt. Nader overleg zal nog plaatsvinden of deze datum wijziging behoeft in verband met het gestelde in het vorige punt. |
"