Artikelen

ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE BIJVOET & BYVOET STICHTING

datum: 24-9-2006

locatie: Restaurant De Sinjoor te Tilburg (oude apotheek van Bijvoet)

aanwezigen:

• Gerrit Buijvoets (Nutter)

• Gert-Jan Buijvoets (Ootmarsum)

• Jan Buijvoets (Heemstede)

• Leo Bijvoet (Bergschenhoek)

• Louk Bijvoet en Ulla Douque (Aerdenhout)

• Michel Bijvoet (Zolder)

• Michel Buyvoets (Doetinchem)

• Philippe Bijvoet en Annie Decrop (Deinze)

1. Opening

Aanwe zigen worden welkom geheten in de mooie oude apotheek van Bijvoet.

Foto's en gegevens over deze oude apotheek van Bijvoet zijn te vinden in het artikel op onze website: De Tilburgse familie Bijvoet.

Tegenwoordig is in de apotheek het restaurant De Sinjoor gevestigd. Hierbij is met name de oude apotheekkast van Bijvoet als pronkstuk opgesteld in een van de zalen van het restaurant. De beheerder van het restaurant, de heer Ahmed, vond het zo'n leuk idee dat de familie Bijvoet hier haar ledenvergadering wilde houden, dat hij de zaal geheel gratis ter beschikking stelde. Dank hiervoor.

2. Stichtingszaken

Aangehouden wordt het onderzoek door André Byvoet betreffende het formaliseren van de Bijvoet & Byvoet Stichting.

3. Archiefonderzoek

Begin dit jaar is door twee studenten het archief in Hasselt geïnventariseerd. Er zijn honderden documenten gevonden in de Bank van Pelt in de 15e en 16e eeuw met namen van familieleden (zie A5). Er zijn echter nog weinig familieverbanden boven water gekomen. Studente Leni Thiers heeft aangegeven mogelijkheden te zien voor verder onderzoek. Het vervolgonderzoek bestaat uit verdere inventarisatie van de archieven uit de 17e eeuw. Daarna zal door Leni begonnen worden met het zoeken naar familieverbanden door vergelijking van de familieleden als genoemd in de Bank van Pelt en de ons reeds bekende DTB registers uit de 17e eeuw.

4. Website

De website bevat ondertussen een onvoorstelbare hoeveelheid familiemateriaal. De database bevat nu 6272 personen en 795 foto's (van personen of documenten). Daarnaast een groot aantal prachtige artikelen over families en familieleden.

Geconstateerd werd dat een eigenschap van een website is dat slechts zeer weinig bezoekers het geheel aan materiaal overzien.

Gediscussieerd werd over de vraag op welke wijze het mogelijk is het materiaal op de website meer inzichtelijk te maken voor de bezoekers. Op dit moment zijn de gehanteerde pogingen hiervoor:

• Het Laatste Nieuws (D6)

• De zoekmachine binnen de website (D5)

• De diverse toelichtingen en gebruiksaanwijzingen (A3-B1-B4-B5)

• De Buijyvoets Bode (C5)

• Demonstraties met beamer op familiebijeenkomsten en ledenvergaderingen.

Opgemerkt werd dat het eigen is aan een website dat deze alleen bezocht wordt als men iets zoekt wat men wil weten.

Besloten wordt om De Buijyvoets Bode periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) als een soort Nieuwsbrief uit te gaan geven als instrument om de leden beter te kunnen attenderen op en te betrekken bij het werk van de Stichting.

Gevraagd wordt of het mogelijk is om de database op de website te koppelen met een atlas om te kunnen nagaan waar welke leden nu precies wonen. Voorgesteld wordt om gebruik te maken van bestaande nieuwe mogelijkheden op het Internet, zoals bijvoorbeeld Google Earth.

5. Ledenadministratie

Bij het versturen van rekeningen voor de inning van de contributie is gebleken dat adressen van leden niet altijd meer kloppen.

Het is zeer wenselijk voor een goed contact met de leden om minimaal een keer per jaar te verifiëren of het adresbestand nog klopt.

We slaan twee vliegen in een klap door dit te doen via de rekeningen voor de contributie. Bij geen reactie kan persoonlijk contact worden opgenomen met de desbetreffende leden om na te gaan waarom geen reactie wordt gegeven.

We hebben nu 70 leden. Voorgesteld wordt om voor elk lid een contactpersoon te benoemen om het onderling contact tussen de leden te bevorderen.

Het inschrijven van nieuwe leden tijdens de familiebijeenkomst vorig jaar verliep nogal hectisch en helaas zijn een aantal opgaven als nieuw lid tussen wal en het schip gevallen. Genoemd werden de priester Paul Bijvoet uit Ass Genk en de familie Bijvoet-Ramaal uit Borgloon.

Aanwezigen (maar vooral ook alle leden die dit verslag lezen) worden verzocht alsnog na te gaan of ze iemand kennen die abusievelijk niet ingeschreven is als lid en dit melden aaninfo@bijvoet.org.

6. Nieuwe opzet ledenvergaderingen

Voorgesteld wordt de ledenvergaderingen aantrekkelijker te maken voor de leden door deze te combineren met een of ander familiegerelateerd cultureel evenement. Als voorbeeld kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een bezoek aan het archief en de Sint Bavo in Haarlem met kunstwerken van Han Bijvoet.

7. Volgende ledenvergadering

Als datum voor de volgende ledenvergadering werd afgesproken zondag 23-9- 2007.