Artikelen

Waarschijnlijk heeft u al vaker wat gelezen op onze website, naar iets speciaals gezocht, of gedwaald door de stamboom. Alles wat u ziet op uw scherm of doet met uw toetsenbord noemen we de voorkant (FRONT-END) van onze website.

Achter de schermen is echter ooit de website gebouwd en sindsdien continu verbeterd en onderhouden. Vele artikelen zijn geschreven en gepubliceerd, en een kleine 10.000 gegevens van familieleden zijn handmatig in de stamboom ingevoerd.
Dit alles zijn de werkzaamheden achter de schermen, oftewel aan de achterkant (BACK-END) van onze website.

Degene die werken aan het back-end van de website noemt men webbeheerders. Alwin Bijvoet heeft de website ontworpen en doet het onderhoud ervan.  Zelf hou ik me voornamelijk bezig met de inhoud en de dagelijkse werkzaamheden voor onze website.

De reden voor dit artikel is voornamelijk om familieleden te vinden die mee willen werken achter de schermen van de website. Wat die werkzaamheden allemaal inhouden is daarom onder Lees meer uitgebreid omschreven.

Leo Bijvoet

Algemeen

Michel (Zolder) heeft de eerste website opgezet. In de jaren daarna is de website door mij opgebouwd samen met Jan (Heemstede). Later heeft Alwin (Hoevelaken) de huidige website ontworpen op basis van het CMS Joomla. Verder helpt Alwin mij bij moeilijke instellingen, als ik weer eens problemen heb met de techniek of als er weer een verbetering mogelijk is. De aanwijzingen van Alwin die ik in de loop van de jaren van hem heb gekregen zijn door mij als geheugensteun op papier gezet.

In deze notitie worden alleen omschreven de werkzaamheden aan het back-end van de website.
En dan met name het werken met de programmatuur van onze hostprovider VERIO, het CMS Joomla en ons genealogisch programma TNG.

Tot slot twee stellingen:

• Niemand bezoekt zonder aanleiding onze website en zeker niet veel dieper dan de hoofdpagina. Voor het aantrekken en behoud van leden is het daarom van levensbelang de leden regelmatig te informeren over nieuwe zaken "ergens" op de website. Hiervoor dienen de berichten in Het Laatste Nieuws en het per email attenderen van de leden op deze berichten. De berichten in Het Laatste Nieuws worden ook op Facebook gepubliceerd.
• Een website leeft alleen als deze goed wordt onderhouden.

Back-end van onze website

Onze website bestaat uit twee geheel gescheiden delen:

• www.bijvoet.org/content - Bevat alles op de website behalve het genealogische programma
• www.bijvoet.org/genealogy - Bevat het genealogische programma

Met www.bijvoet.org start automatisch de startpagina (home) van Joomla op. Met de link ‘Familiegegevens opvragen ....database’ schakelt men over naar de startpagina van TNG.

Verio

Onze gehele website en database staat geparkeerd bij onze webhoster VERIO. Zie www.verio.com. Ook onze domeinregistratie is ondergebracht bij VERIO. Na inloggen als webbeheerder verschijnt het volgende venster.

 Na inloggen verschijnt (een beetje verborgen) rechtsboven ‘Logged in as .....’ Dit is tevens een uittrekmenu waarin men alle gegevens van de eigenaar kan instellen, zoals bijvoorbeeld wie onze contactpersonen is voor VERIO om contact met ons te kunnen opnemen en ook hoe de betalingen geregeld zijn met Verio via Billing Central.

Billing Central
Klik in het 'Billin Central' op 'Coming Payments' en vervolgens op 'This Year' om te kunnen zien wat we allemaal jaarlijks betalen:
$ 191 voor parkeren website
$ 14 voor domeinprivacy
$ 22 Site backups and restore (niet de database)
$ 23 voor Site Lock (bescherming website tegen malware e.d.
$ 40 voor het CSS certificaat (HTTPS gerealiseerd in 2018)

Al Deze bedragen worden automatisch elk jaar in september betaald met een creditcard van ons account bij de Belgische Fortisbank waardoor alle abonnementen weer met een jaar worden verlengd. Dus moet altijd in de gaten worden gehouden of er voldoende saldo staat op onze rekening.

HELP - Bovenaan de website staat ook de hyperlink HELP. Daar kan men via een chat prima hulp krijgen van VERIO als er wat aan de hand is met de website. Wel verifiëren ze altijd wie je bent door je de geheime vraag te stellen. Die is in te stellen in voornoemd menu ‘Logged in as....’.

Toelichting op het Controlepaneel van VERIO

• FTP – wordt weinig gebruikt om onderdelen van de website te downloaden, misschien wel door Alwin.
• Site backups and restore – Om de hele website zelf te downloaden (als geadviseerd door VERIO) gebruiken we Archive Gateway (zie verderop).
• Filemanager – Elk file van onze website kan hier bekeken, gewijzigd of gedownload worden. Verwijderen of verplaatsen van files kan hier beter niet worden gedaan vanwege koppelingen van de files in de programma’s Joomla en TNG.
• MySQL Database – De database bevat zowel de tabellen van Joomla als van TNG. Omdat VERIO geen backups maakt van onze database bijvoet_org doe ik dat op gezette tijden met de standaardinstellingen. Het maken van een backup vraagt veel geduld. 
• Domain Central – Het beheer van onze domeinregistratie bijvoet.org is bij VERIO ondergebracht en wordt elk jaar vernieuwd en betaald. Tot grote schrik kwam ik er tijdens het opstellen van deze notitie toevallig achter dat de registratie ‘expired’ was. Het bleek een fout bij VERIO en tijdens een chat met de helpdesk werd het direct gecorrigeerd.
• SSL – Het SSL certificaat (HTTPS) heb ik in 2018 door VERIO laten installeren ($100) en dit moet elk jaar vernieuwd worden ($ 40).
• Secure Server – Als ik het goed begrijp is dit een methode om rechtstreeks, maar toch veilig, een veilige verbinding te maken met een map of file op onze website. Hoeft bij mijn weten door ons niet gebruikt te worden.
• Archive Gateway – We betalen jaarlijks voor backups van onze website (exclusief de database). Elke dag wordt automatisch een backup gemaakt welke geupload of gedownload kan worden. Ik maak elk half jaar of zo alleen een backup van de map bijvoet_org. Het maken van een tar file duurt een aantal minuten en komt dan (standaard) tevoorschijn in de root van de website en kan daar (zie Filemanager hierna) gedownload worden naar je eigen PC. De tar file laat ik ook als een extraatje in de Filemanager (dus op VERIO) staan.
• SiteLock – Hier wordt onze website beveiligd tegen aanvallen als malware en dergelijke ($ 23 p.j.).
• MailCentral – Met het emailprogramma van ROUNDCUBE kunnen hier diverse emailadressen worden aangemaakt. We hebben momenteel vier adressen
  • bestuur@bijvoet.org  – alleen doormelding naar de persoonlijke emailadressen van de bestuursleden.
  • info@bijvoet.org  – als vorige + webmail
  • infoenglish@bijvoet.org  – alleen doormelding naar Tom en leobijvoet@org.
  • leo@bijvoet.org - wordt praktisch niet gebruikt

Joomla

Ons CMS is het gratis open source programma Joomla. Regelmatig worden we erop geattendeerd dat er weer een nieuwe versie is van dit programma om te downloaden. Evenals bij het genealogisch programma TNG kan ook bij Joomla aan gebruikers rechten worden toegekend variërend van 'publiek' tot 'superbeheerder'.

Joomla kent inloggegevens waarbij aan gebruikers verschillende rechten kunnen worden toegekend, variërend van 'gast' tot 'supergebruiker'. Dit wordt praktisch niet gebruikt (zie Scripts van Alwin). Na inloggen als supergebruiker verschijnt het controlepaneel van het besturingssysteem (het back-end).

Toelichting op enige onderdelen van het controlepaneel

• Artikelen – Het schrijven van artikelen was het meest tijdrovende onderdeel van de website. Niet alleen vanwege de teksten, maar ook vanwege daaraan verbonden onderzoek. Alle geschreven teksten worden in afzonderlijke artikelen ondergebracht. Niet alleen elk artikel van en over de familie, maar ook elk bericht in het Laatste Nieuws en elk document in een van de andere menu’s van de website. Waar het artikel op de website verschijnt wordt bepaald door het toekennen van een categorie aan de verschillende soorten artikelen. Categoriën zijn ondermeer: Stamboomzaken; Lidmaatschap; Jaargangen (blogvorm Laatste Nieuws); Contact; Onze sponsors; Onze artikelen (over de familie) en Verenigingszaken.
  Daarnaast zijn er nog diverse sub-categorieën.
  Voor het maken van de artikelen wordt gebruik gemaakt van de tekstverwerker JCE. Op de website staat een uitnodiging om zelf artikelen te schrijven. Hiervan wordt weinig gebruik gemaakt.
  Voor de foto’s wordt bij elk artikel een aparte mediamap aangemaakt met dezelfde naam als het bijbehorende artikel. Het hele artikelgebeuren wordt streng onderverdeeld in mappen om alles overzichtelijk bij elkaar te houden en gemakkelijk terug te kunnen vinden of te wijzigen.
• Structuur - De structuur van de website, hoe deze eruitziet, in vakken is verdeeld en voorzien van menuknoppen, is allemaal door Alwin gedaan en ondertussen wel uitgekristalliseerd.
• Gebruikers – Joomla voorziet in de mogelijkheid om gebruikers op te nemen met (na inloggen) meer of minder rechten. Dit inloggen wordt echter in het geheel niet gebruikt. Zie de paragraaf 'Scripts van Alwin'.
• Instellingen – Instellingen zijn ook uitgekristalliseerd en wordt weinig meer gebruikt.
• Extensies – Er zijn meer dan 100 extensies geïnstalleerd; allemaal programmaatjes om de website te laten functioneren zoals we graag willen.
• Onderhoud – Aangezien de meeste programmatuur van Joomla gratis is (open-source) verschijnen er regelmatig updates van Joomla en van de geïnstalleerde extensies. We krijgen hierover steeds automatisch bericht van Joomla.

The Next Next Generation (TNG)

Ook het genealogisch programma TNG is open-source. Alleen voor belangrijke updates zijn enige kosten verschuldigd. Daarentegen is er wel goed persoonlijk contact met de ontwerper Darrin Lythgoe als er problemen zijn met het programma. Een notitie over deze contacten is als geheugensteun in mijn archief opgenomen.

Het inloggen op het genealogisch programma TNG heeft Alwin gekoppeld aan het inloggen op de ledenlijst. Ook hierbij kan aan iedereen die inlogt verschillende gebruikersrechten worden toegekend. Volledige rechten om de website te manipuleren zijn alleen aan Alwin en mij toegekend. Alle leden kunnen - uitsluitend na inloggen - de gegevens en foto’s zien van nog levende familieleden. Op dit moment heeft nog niemand gevraagd om rechten te verkrijgen om zelf gegevens aan de stamboom toe te voegen of te wijzigen.

Op dit moment hebben alleen Alwin en ik alle rechten om het genealogisch programma te manipuleren. Er zijn twee soorten rechten te onderscheiden:

• Toevoegen en wijzigen van persoonsgegevens in de database
• Het wijzigen van de instellingen van het programma TNG

Toevoegen en wijzigen van persoonsgegevens
Genealogische gegevens worden praktisch alleen door mij in de database ingevoerd. De gegevens worden verkregen van familieleden per Email of via de mooie hyperlink Suggestie op elk persoonsblad. Als ik inlog als webbeheerder zie ik op de persoonsbladen weliswaar hetzelfde als de leden, maar bovendien bij elke persoon een hyperlink 'wijzig'. Klikken op deze hyperlink geeft het volgende invulformulier.

Bovenstaand invulformulier is duizenden keren door mij gebruikt om gegevens van familieleden in te voeren.

In het ‘verleden’ was er veel werk te verzetten met het vullen van onze database met gegevens en foto’s. Ook bestonden er toen veel meer afzonderlijke familietakken die later weer samengevoegd konden worden. De laatste tijd komt in de diverse familietakken geen verandering. Er zijn in alle voorgaande jaren in totaal bijna 10.000 familieleden ingevoerd. Als van elk familielid 10 gegevens zijn opgenomen betreft het circa 100.000 handmatig ingevoerde gegevens. Ook bevat de database circa 1300 gescande foto’s en documenten.

Tegenwoordig is het aantal toevoegingen in de database veel minder. Wel zijn wij geabonneerd op WieIsWie van het CBG en het mooie Open Archieven waardoor wij toch regelmatig automatisch nieuwe gegevens binnen krijgen. Verder zijn er af en toe familieleden die onze website ontdekken en ons gegevens toesturen.

Instellingen van TNG

Na inloggen als webbeheerder verschijnt het vcontrolepaneel van ons genealogisch programma.

Dit controlepaneel bevat alle instelmogelijkheden van het het genealogische programma. Vooral in de beginperiode van dit programma zijn alle parameters ingesteld en daarna niet vaak meer gewijzigd. Slechts een paar onderdelen worden soms nog gebruikt. Om een paar instellingen te noemen:

• Gebruikers - Nieuwe leden worden hier ingevoerd en bepaalde rechten toegekend. Ook kunnen van hieruit emails gezonden worden aan alle leden tegelijkertijd.
• Hulpmiddelen dient voor het maken van een back-up, herstellen of optimaliseren van de database.
• Rapportages - Buiten de standaard rapportages van TNG kunnen door ons pecifieke rapportages uit de database gegenereerd worden. Deze zijn in het front-end te vinden onder Info/Rapporten.

Scripts van Alwin

Los van voornoemde pragramma's heeft Alwin een 2-tal scripts ontworpen.

Ledenlijst

Door Alwin is de ledenlijst ontworpen. Omdat de leden van onze vereniging elkaar niet vaak zien heeft Alwin de ledenlijst voorzien van foto's van de leden (smoelenboek). Vanwege de wet op de privacy mogen alleen leden elkaars persoonlijke gegevens zien. Dit wordt gerealiseerd via het inloggen door de leden. Alleen het lid zelf kan zijn eigen persoonlijke gegevens in de ledenlijst aanpassen.

Ook vanwege de wet op de privacy mogen alleen leden van onze vereniging de persoonlijke gegevens zien van nog levende personen in het genealogisch programma TNG. Ook dit wordt gerealiseerd door het inloggen van de leden. 

Om niet te hoeven werken met verschillende inloggegevens heeft Alwin het inloggen voor TNG en voor de ledenlijst gecombineerd. Door inloggen op de ledenlijst is men automatisch ook ingelogd op het genealogisch programma en andersom. Om deze reden is ook het inloggen op de website zelf vervallen.

Familiebedrijven 

Iedereen wordt de mogelijkheid geboden om gratis zijn of haar bedrijf te promoten door opname in de rubriek 'Familiebedrijven'. Hierbij kan ook 'at random' het logo op de hoofdpagina van de website worden getoond. Van niet-leden wordt hiervoor een vrijwillige donatie gevraagd.
Er wordt echter praktisch geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid.

Financiën

Met een spreadsheet wordt de boekhouding bijgehouden. Wij hebben een account bij de Belgische Fortisbank en bij de Rabobank. Inloggegevens voor deze rekeningen bij de voorzitter en de vice-voorzitter van de vereniging. Mutaties worden door mij handmatig overgeheveld naar deze spreadsheet en het jaaroverzicht wordt eenmaal per jaar aan de leden voorgelegd ter goedkeuring. Daarna volgens de statuten ingediend bij de instanties en verder ook op de website gepubliceerd.

Persoonlijk archief

Inderdaad beschikken wij over geen enkel papieren archief. Wel staan op mijn laptop 

Verder bevindt zich op mijn laptop een grote hoeveelheid gegevens die in de loop van de jaren verzameld zijn (inclusief een backup van website en database). Het zijn 1941 bestanden. Een kopie hiervan is opgeslagen bij enkele bestuursleden. Ook beschikken zij over de diverse wachtwoorden om in te loggen in het backend van de diverse programma's.